Olga Teixeira
- 6 jul 2022
- 15 Min. de lectura

Sostenibilidad en eventos: El cambio es inevitable

En el regreso a los eventos presenciales, la sostenibilidad vuelve a estar en la cima de las preocupaciones.

Después de dos años en los que los temas relacionados con la salud y la supervivencia han cobrado protagonismo, es hora de (re)pensar en hechos que contribuyan a un mundo mejor.

Introducción

La pandemia parece haber cambiado definitivamente algunos hábitos y, aunque de manera involuntaria, también puede haber creado condiciones para que los eventos sean más sostenibles.

La normalización de los formatos híbridos, el replanteamiento de los viajes y el aumento de la demanda de espacios al aire libre pueden haber contribuido a que los eventos hayan podido reducir su huella ecológica y contribuir a que los objetivos climáticos marcados a nivel global sean más rápidos.

La urgencia de este cambio es clara, sobre todo porque si no se hace nada, las consecuencias serán desastrosas. Ya hemos sufrido algunos efectos de los errores del pasado reciente, pero aún estamos a tiempo de evitar lo peor.

Event Point comparte estas preocupaciones y queríamos compartir con ustedes algunas ideas para que nuestra industria pueda hacer su contribución a un futuro más sostenible.

Esperamos que este libro electrónico sea una forma de reflexionar sobre el impacto ambiental de nuestra industria. Pero sobre todo, para actuar juntos.

La huella ecológica de los eventos

Hechos y cifras:

Un evento de tres días para 1000 personas produce:

5670 kg de residuos

530 toneladas de CO

3480 kg de basura

Cada participante en un congreso produce, en promedio:

1,89 kg de residuos al día

1,16 kg no se reciclan

176,67 kg de emisiones al día

Fuente: Meetgreen

¿Cómo calcular el impacto?

Todos los eventos tienen un impacto en el medio ambiente. Si en algunos casos es más evidente, por ejemplo cuando los eventos involucran viajes aéreos o generan altos niveles de ruido o residuos, en otros puede ser más difícil calcular y medir este impacto.

Sin embargo, basta pensar en la clausura de una feria, congreso o incluso un festival. ¿Cuánto merchandising queda atrás? ¿Cuántas botellas de plástico se usaron? ¿Cuánta comida se desperdicia? ¿Cuánta energía se consumió?

Estos temas cobran cada vez más relevancia, porque terminan entrelazados con la responsabilidad social de la propia empresa u organización. Sin olvidar que los patrocinadores y participantes otorgan cada vez más importancia a las cuestiones medioambientales.

También está, por supuesto, el impacto económico que un evento insostenible tiene sobre la propia organización. Ahorrar recursos es también una forma de ahorrar dinero.

Como no siempre es fácil medir y conocer el impacto ambiental de un evento, compartimos algunos recursos que pueden ser de utilidad. A continuación, te damos algunas ideas para que hagas del verde el color de tus futuros eventos.

Algunos recursos para medir/calcular el impacto:

. Checklist y FAQS sobre el impacto ambiental del evento

. Software de huella de carbono de Carbon Trust

. Herramienta de combustible para festivales

. Creative Green Tools (calculadora de carbono)

Un análisis: el impacto de los festivales

El estudio de Greener Festival, una organización sin ánimo de lucro cuya misión es hacer que los eventos, festivales y recintos sean más sostenibles y con menor impacto ambiental, es un buen ejemplo de las consecuencias que tienen los festivales en el medio ambiente.

El documento A Greener Festival Juicy Stats, publicado en 2020, presenta datos de 2019, último año en el que estas iniciativas se llevaron a cabo sin restricciones. Fueron recogidos en festivales de 16 países (incluido Portugal) en cuatro continentes (Europa, Asia, América y Australia).

Según este estudio, un viaje a un festival puede suponer un recorrido de más de 200 kilómetros, en un vehículo con un grado de ocupación de 2,83 personas, y más de un kilo de basura producida diariamente por cada participante, en los casos en que exista la posibilidad de acampar. Factores como la producción de residuos, los viajes o el consumo de agua hacen que cada evento tenga una huella de carbono de 2299 toneladas, equivalente a nueve kilos/persona/día.

¿Por qué ser más sostenible?

De hecho, la pregunta debe hacerse al revés. ¿Hay alguna razón para no hacerlo? Los temas relacionados con la sustentabilidad terminan siendo casi omnipresentes: de la alimentación a la moda, de la arquitectura al turismo, de la industria al urbanismo, existe una preocupación transversal por los temas ambientales.

Si durante algún tiempo la prioridad fue dar a conocer los posibles efectos del calentamiento global, hoy la cuestión ya se plantea a nivel de emergencia. En otras palabras, actuar con rapidez, con metas claras ya establecidas.

Mirando solo a Europa, es inevitable referirse a la Ley Europea del Clima, que pretende alcanzar la neutralidad en carbono para 2050, y para 2030 debería haber una reducción de las emisiones netas de gases de efecto invernadero que permita alcanzar valores un 55 % inferiores a los grabado en 1990.

Para que estos objetivos se alcancen, es necesario cambiar los hábitos individuales y colectivos, por lo que la legislación funciona como un “motor” para que este cambio suceda. El cobro por la disponibilidad de bolsas y el fin de las vajillas de plástico desechables son solo ejemplos recientes de reglas que han cambiado hábitos arraigados.

En Portugal, la Ley de Base Climática, que entró en vigor el 1 de febrero, establece objetivos a nivel nacional, naturalmente en línea con los europeos, y determina instrumentos económicos y financieros para la acción climática, así como políticas sectoriales. Economía circular, fiscalidad verde, movilidad sostenible y tecnologías limpias son algunos de los conceptos mencionados.

El propio PRR tiene un componente de transición climática, con una dotación de más de 3.000 millones de euros, que cubre áreas como la bioeconomía sostenible, la movilidad sostenible y la eficiencia energética en los edificios.

Pero, ¿cómo pasar de los conceptos a la práctica? ¿Cómo podemos ir más allá de las obligaciones legales y garantizar que, en nuestra vida diaria, incluso a nivel profesional, se adopten prácticas que contribuyan a lograr todos los objetivos ambientales?

¿Qué dice la industria?

“El sector de los eventos genera un volumen inconmensurable de residuos que va mucho más allá de las botellas, vasos y pajitas que se utilizan. También incluye cintas de correr, pop-ups, banners, telas, pisos, muebles, pantallas, artículos de merchandising, stands, stands, comida, ropa, etc... Esto tiene que cambiar”. Guy Bigwood, Director General de Global Destination Sustainability Movement (informe del Grupo IMEX)

El Informe del Barómetro de Primavera 2022 de la IACC revela que la preocupación por la sustentabilidad es una de las tendencias pospandemia, y que a pesar de todo lo ocurrido en los últimos años, los temas ambientales se encuentran entre las principales preocupaciones.

En la edición 2020 del estudio “Meeting Room of the Future”, el IACC preguntó a los operadores de recintos cuáles serían los elementos más importantes para el futuro de los espacios que albergan eventos. La sostenibilidad y la ética surgieron como las más importantes.

Desde entonces, y a pesar de todos los problemas sociales, económicos y de salud pública, los encuestados continúan reconociendo que las crecientes preocupaciones sobre los problemas climáticos hacen que sea imperativo pensar en una forma de vida sostenible.

El 87% de los recintos cuentan con una política en materia de sustentabilidad ambiental y el 82% cuentan con una declaración en materia de responsabilidad social. El informe destaca una práctica que ha crecido considerablemente desde 2020: la entrega de alimentos y comidas no consumidas a las instituciones locales.

¡No inventes (n) un evento!

Por Maria João Ramos, Gestión Estratégica y Comunicación de proyectos enfocados en el desarrollo sostenible

La integración de criterios sostenibles en los eventos hace tiempo que dejó de ser un “bueno de tener”. La sociedad busca cada vez más formas de minimizar su impacto en el medio ambiente y ahorrar recursos. Y esto ocurre en todos los sectores porque el camino de la sostenibilidad es el camino del futuro.

Atrás quedaron los días en que los organizadores de eventos tenían como excusa la inversión económica necesaria para no organizar un evento sostenible.

Los eventos sostenibles tienen muchos beneficios y contribuyen claramente al desarrollo sostenible. No solo ayudan a reducir las emisiones de CO2, sino que también promueven la igualdad de oportunidades, la inclusión y las economías locales.

Según Naciones Unidas, un evento sostenible es un evento concebido y organizado para cumplir dos objetivos: minimizar todos los posibles impactos negativos sobre el medio ambiente y dejar un legado beneficioso para la comunidad anfitriona y para todos los involucrados.

¿Lo primero que hay que hacer? ¡No inventes un evento! Un evento sostenible es un evento con un propósito. Tener un propósito es el primer signo de sostenibilidad. ¿La segunda cosa? No inventes en un evento.

Un evento sostenible requiere planificación y coordinación para cumplir con objetivos y acciones específicas que deben ser evaluadas periódicamente y, en última instancia, verificadas por las autoridades competentes.

Teniendo en cuenta la definición de las Naciones Unidas, creo que la mejor manera de abordar todos los aspectos de la sostenibilidad es incluir los propios Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de las Naciones Unidas (https://sdgs.un.org/goals) en la planificación de eventos. y comprenda cómo su evento aborda estos desafíos a nivel local. Utilice los 17 objetivos sin miedo, incluso cuando su evento parezca abordar solo algunos de ellos. La verdad es que si observa los 17 ODS, su perspectiva sobre la sostenibilidad probablemente alcanzará niveles nuevos y diferentes.

Concretamente, tomemos el ejemplo del impacto ambiental. La reducción de las emisiones de CO es claramente una ventaja. Muchos eventos sostenibles también son neutros en carbono, lo que significa que tienen en cuenta las emisiones que no se pudieron evitar durante el evento.

Minimizar el impacto ambiental está directamente relacionado con los ODS 11 y 13 (comunidades sostenibles y acción climática), pero hay otros aspectos que deben ser considerados. Reducir la cantidad de residuos y garantizar una gestión adecuada; reducir el consumo de agua y electricidad; mitigar la contaminación del aire, el ruido y la luz, favoreciendo los espacios con luz natural y aire limpio; garantizar un lugar donde sea posible una movilidad segura, saludable y sostenible y que fomente el transporte público y compartido; garantizar que las empresas de catering seleccionadas estén obligadas a evitar los envases, utilizando vajillas reutilizables, dando prioridad al uso de dispensadores y botellas a granel para alimentos y bebidas y promoviendo productos locales, de temporada, orgánicos o de comercio justo; o incluso preservar la biodiversidad son todos temas directamente relacionados con el ODS 12 sobre producción y consumo, el ODS 7 sobre energía, el ODS 18 sobre biodiversidad, además de los ODS 11 y 13.

Pero los eventos sostenibles pueden ir más allá de la preocupación por el impacto ambiental.

Fomentar la inclusión y la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres o traducir eventos a lengua de signos, fomentar el acceso sin barreras para personas con movilidad reducida, dinamizar la economía local, promover eventos con todas las condiciones de seguridad y salud pública aseguradas y respetando la cultura local o empresarial contribuirá necesariamente a varios ODS vinculados a la salud, la educación, las desigualdades, el trabajo decente o la paz y la justicia (1, 2, 3, 4, 5, 10 o 16).

Por último, fomentar la transparencia a través de la comunicación y evitar a toda costa el greenwashing, porque un evento sostenible implica un esfuerzo y un compromiso que hay que compartir con la sociedad, o encontrar nuevos socios y apoyar a las pequeñas y medianas empresas a nivel local, asegurando la participación de todos los stakeholders, son factores que definitivamente contribuirán a los ODS 8, 9, 11 y 17.

Es importante que el propósito de un evento sea claro y justificado para que el mensaje también sea claro. Inspirar la conciencia climática es el deber de todos y cada uno de nosotros puede sorprenderse de lo que un pequeño cambio puede hacer para influir en la percepción de muchos. Las entidades organizadoras tienen el poder de demostrar los beneficios de un evento sostenible, incluidos los beneficios económicos que se derivan de él. A esto también se le llama “predicar con el ejemplo”.

También es crucial transmitir el mensaje de que los eventos son y deben ser sostenibles y que, si lo son, todos seremos beneficiarios. Los organizadores evitan daños y riesgos a su marca, generan ahorros y oportunidades de ingresos, atraen más audiencia, empleados más comprometidos, nuevos clientes, patrocinadores y proveedores. Los participantes disfrutan de eventos más convenientes, más gratificantes y valiosos, haciéndolos más conscientes e involucrados.

El planeta se beneficia del ahorro de recursos.

¿Cómo tener eventos más sostenibles?

“La sostenibilidad en los eventos significa tomar medidas para preservar nuestro entorno natural, promover una sociedad más saludable e inclusiva y apoyar la economía” - Consejo de la Industria de Eventos. (https://www.eventscouncil.org/)

Habiendo identificado los problemas ambientales que afectan a nuestro planeta y siendo conscientes del impacto de los eventos sobre el medio ambiente -ya sea a través de los viajes, la producción de residuos o la contaminación- es necesario analizar qué se puede mejorar y tomar decisiones que contribuyan a que la sostenibilidad sea una parte decisiva. de la ecuación.

Los cuatro principios de la sostenibilidad de los eventos, según el Consejo de la Industria de Eventos:

1. Los organizadores de eventos y los proveedores comparten la responsabilidad de implementar y comunicar prácticas sostenibles a sus socios.

2. Las buenas prácticas ambientales incluyen la conservación de los recursos, incluidos el agua, la energía y los recursos naturales; Gestión de Residuos; gestión y reducción de emisiones de carbono; compras responsables; conservación de la biodiversidad.

3. Los temas sociales básicos incluyen: derechos humanos universales; impacto en las comunidades; buenas prácticas de trabajo; respeto por la cultura; la seguridad; salud y Bienestar.

4. Los eventos sostenibles apoyan la economía a través de: colaboraciones y asociaciones; apoyo a las empresas locales;

impacto económico equitativo; gestión responsable.

La sostenibilidad debe, por tanto, ser uno de los pilares de cualquier evento, estando presente desde que surge la idea hasta la etapa de análisis posterior al evento.

Sostenibilidad 360º

La planificación y gestión de un evento sostenible implica un mayor cuidado en las múltiples decisiones que se toman a lo largo del proceso. Si es cierto que todos los eventos se componen de detalles, en cuestiones relacionadas con la sostenibilidad estos detalles marcan aún más la diferencia.

Sin embargo, es a partir de la combinación de todos estos detalles que se puede crear un impacto aún más significativo.

Un evento sostenible también depende de cómo el público se adhiere (o no) al esfuerzo de esta organización. Por eso, es importante que estés sensibilizado y que seas parte activa del proceso.

Dado que la sustentabilidad es un trabajo constante en progreso, existen algunos principios y acciones que todos los organizadores pueden implementar para que sus eventos, independientemente del tipo y tamaño, puedan tener un menor impacto ambiental.

1.Lugares

El "¿dónde?" a menudo es una de las preguntas iniciales en la planificación de un evento. Lo que significa que las opciones relacionadas con la sustentabilidad pueden partir desde la elección del lugar donde se llevará a cabo.

Es posible que los hoteles, centros de congresos, pabellones y otros recintos que albergan eventos ya tengan implementadas políticas de sostenibilidad, lo que facilita la comprensión de lo que hacen y cómo actúan en términos ambientales.

Desde el uso de paneles solares hasta la reducción del consumo de agua, pasando por la facilidad de acceso, son muchos los aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de elegir. Detalles como que favorezcan la iluminación y ventilación natural o que tengan una política de “no papel” son buenos indicadores.

2. Alojamiento

En los casos en que sea necesario acomodar a los participantes, la elección debe basarse en los mismos principios. Un estudio de la Organización Mundial del Turismo, publicado en 2008, indicó que los hoteles eran responsables de alrededor del 1% de las emisiones globales. Entre los edificios no residenciales, son uno de los mayores consumidores de agua y energía, revela el informe de Sostenibilidad en Hoteles del Urban Land Institute.

Por ello, es importante que este sector adopte buenas prácticas ambientales, que van desde la ya extendida práctica de reutilizar toallas y sábanas hasta la iluminación LED o la optimización del sistema de climatización.

La elección de un hotel, como sede o alojamiento, debe tener en cuenta la implementación de estas medidas respetuosas con el medio ambiente, lo que se puede demostrar fácilmente a través de certificaciones como la ISO 14001, Chave Verde o Green Globe.

La ubicación y facilidad de acceso y la distancia al lugar del evento son factores que deben pesar en la elección, no solo por la comodidad de los participantes, sino también porque equivalen a una reducción de las emisiones de carbono.

La Alianza de Hospitalidad Sostenible proporciona una herramienta en línea que permite a los hoteles calcular su huella ecológica. Se pueden hacer comparaciones con otros hoteles similares y los datos recibidos se utilizarán en los informes de sostenibilidad que se enviarán a los clientes.

3. Viajes y transporte

La pandemia ha demostrado que se pueden evitar muchos viajes y los eventos híbridos han demostrado ser una solución útil y satisfactoria para los organizadores y el público.

Ante este escenario, y especialmente en un momento en que los costos de los combustibles están aumentando, ¿sigue teniendo sentido viajar largos kilómetros, en automóvil o avión, para participar en un evento? ¿Especialmente cuando la urgencia de reducir las emisiones de carbono aumenta cada día?

A finales de 2020, en el e-book en el que adelantábamos las tendencias para 2021, ya quedaba clara esta conciencia de la necesidad de repensar los viajes. En 2022, el sector turístico se relanza: tras dos años de restricciones, se han retomado los viajes y ni la inestabilidad provocada por un conflicto en Europa parece frenar estas ganas de recuperar el tiempo perdido.

En este escenario, apostar por eventos en un destino lejano puede ser tentador, sobre todo porque parece ser una forma de atraer a un público hambriento de viajes. En la otra cara de la moneda está el tema de la sustentabilidad. Un evento sostenible, por tanto, tendrá que huir de esa tentación de “más lejos, más exótico” y apostar por algo más cercano, evitando, si es posible, los viajes largos.

La calculadora de la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI) le permite calcular las emisiones de carbono, lo que ayuda a encontrar soluciones más ecológicas.

La organización del evento también debe elaborar un plan que permita, por ejemplo, compartir el transporte, el uso de vehículos eléctricos, la disponibilidad de bicicletas y la opción de caminar.

Toda esta información debe estar disponible no solo en el sitio web del evento, sino en toda comunicación con los participantes, incluido el proceso de acreditación.

La creación de una aplicación de eventos en la que se den a conocer soluciones de movilidad puede ser una posibilidad a considerar. O crear, en la propia ubicación del evento, un punto de encuentro donde las personas que van al mismo lugar puedan reunirse para viajar juntas. Compartir coche también puede ser una forma de establecer contactos.

Asociarse con empresas de transporte público, negociar descuentos o servicios de transporte ayuda a reducir costos y aumentar la sostenibilidad.

En el caso de los viajes aéreos, se puede invitar a los participantes a compensar sus emisiones de carbono, a través de iniciativas de programas de compensación debidamente certificados, como los que puedes conocer en la web de Verra.

4. Restauración

La sostenibilidad en la alimentación ya no puede verse como una moda pasajera y no puede limitarse a tener opciones veganas en los menús. Lo cierto es que reducir el impacto ambiental no se limita a no utilizar productos de origen animal. Incluso porque, muchas veces, las alternativas elegidas son igualmente dañinas para el medio ambiente.

Los productos frescos, de temporada y de proximidad son siempre la mejor opción: en términos de coste, fomento de la economía local, promoción gastronómica, pero también de sostenibilidad.

Utilizar jarras en lugar de botellas de agua, elegir productos (como el chocolate) con certificado de comercio justo y optar por zumos de fruta fresca en lugar de refrescos o zumos embotellados son formas sencillas de hacer más sostenible el catering, por pequeño que sea.

¿Y por qué no optar por innovar? Un estudio de la Universidad de Helsinki (Finlandia), publicado en la revista Nature, revela que si los europeos introdujeran en su dieta nuevos productos como algas, carne cultivada en laboratorio e insectos, se podría lograr una reducción de alrededor del 80% en las emisiones de gases de efecto invernadero. efecto invernadero, uso de agua y suelo agrícola.

Combatir el desperdicio de alimentos debe ser una preocupación a la hora de organizar cualquier evento. Adaptar la oferta al número de participantes y optar, siempre que sea posible, por dosis individuales, puede ayudar a reducir la cantidad de sobras. En los casos en que el número de participantes sea incierto y exista la posibilidad de que haya un excedente, la organización puede contactar previamente con instituciones o proyectos que puedan recolectar estos excedentes y distribuirlos a quienes más lo necesitan.

La sostenibilidad en la restauración también debe asegurar la separación de los residuos orgánicos y los aceites de cocina, enviándolos a su correcto reciclaje.

El uso de vajillas reutilizables y biodegradables ha reducido la cantidad de residuos no reciclables, pero aun así, es importante asegurarse de que los envases y embalajes de los productos contribuyan a esta tendencia.

5. Materiales utilizados en el evento

El uso de materiales reciclados y reciclables en el evento es un buen principio para reducir su impacto ambiental. Ya sea un congreso, una feria, un festival o una cena, siempre hay opciones en cuanto a los materiales utilizados que pueden minimizar este impacto.

A la hora de elegir los materiales utilizados en las distintas fases y aspectos del evento, es fundamental aplicar el principio de rechazar lo desechable y optar por lo reutilizable.

Los soportes de madera reciclada o las decoraciones que se pueden reutilizar en eventos futuros, por ejemplo, son soluciones relativamente fáciles de adoptar. Lo mismo ocurre con el uso de todos los materiales necesarios para el montaje y desmontaje: los materiales de transporte y embalaje pueden reutilizarse o, si no es posible, enviarse a reciclar. En el momento del desmontaje es importante asegurarse de que todo lo que no se pueda reutilizar se envíe a reciclar.

Los temas relacionados con la acreditación y la emisión de boletos también deberían recibir atención. En este caso, el uso de tablets y apps será crucial para reducir el consumo y desperdicio de papel.

La señalización y otros materiales deben evitar mencionar fechas, para que puedan ser utilizados en futuras ediciones de este evento u otros eventos.

El uso de vegetación natural, además de crear un ambiente agradable, contribuirá a mejorar la calidad del aire.

Los electrodomésticos utilizados deben tener una alta eficiencia energética y, si no hay posibilidad de disponer de espacios con luz natural, se deben utilizar lámparas de bajo consumo y sensores de presencia.

6. Promoción y Comunicación

Los dosieres o folletos en papel, los regalos de plástico, los volantes y las bolsas de plástico deben quedar fuera de cualquier evento que busque la sostenibilidad. Si esto es imposible, opta por bolsas de tela o fundas de papel o plástico reciclado.

La tecnología permite que la mayoría de las cuestiones relacionadas con la promoción y comunicación del evento se realicen de forma electrónica, por lo que se deben privilegiar recursos como el Código QR o las apps. Además de ser más ecológicos, también son más prácticos para el público.

Se debe desmaterializar la comunicación interna y el suministro de información a los periodistas y al público, utilizando, por ejemplo, carpetas compartidas, correos electrónicos y boletines y el propio sitio web.

Si tiene que utilizar plástico, papel o cartón en la promoción y comunicación, debe asegurarse de que sean reciclables y poner a disposición, en el lugar, contenedores adecuados para recogerlos y luego reciclarlos.